Les séminaires et conférences rythment la vie de toute grande entreprise et marquent de grands tournants comme la clôture d’un exercice, le lancement d’un nouveau produit ou service, ou encore, l’inauguration d’un nouveau partenariat. Le bon déroulement de ces conférences est donc indispensable. Et pour ce faire, le lieu qui abrite la conférence doit être bien choisi en tenant compte de critères objectifs comme le budget, la confidentialité, la capacité d’accueil et l’accessibilité.
La capacité d’accueil
Lorsque vous cherchez un lieu de conférence à Paris pour un événement organisé par votre entreprise, le premier critère dont vous devez tenir compte est la capacité d’accueil de la salle.
La première étape consiste donc à estimer aussi précisément que possible le nombre de participants que vous attendez à l’événement. C’est un travail à faire au sein de votre entreprise et plusieurs services peuvent contribuer à peaufiner cette estimation comme le service des ressources humaines, celui de la comptabilité et le service commercial si des partenaires externes sont attendus.
Après avoir estimé le nombre de participants, vous devez choisir une salle qui correspond au mieux à ce nombre.
Deux erreurs peuvent être commises à ce stade. La première consiste à vouloir faire économiser de l’argent à l’entreprise et à prendre une salle de conférence tout juste suffisante pour le nombre de participants ou même légèrement exiguë. Dans ce cas, les participants se sentent entassés, oppressés, ce qui peut leur laisser une impression de manque de considération.
Au contraire, la seconde erreur que vous pouvez faire est de voir trop grand et de choisir une salle de conférence à Paris trop grande. Dans ce cas, vous créez une impression de vide et pouvez faire croire aux participants que de nombreux invités ne sont pas venus. Les sièges et les grands espaces vides ne font jamais bonne impression, surtout qu’ils créent une dispersion qui ralentit et diminue les échanges entre les invités.
L’idéal reste donc de prendre une salle dont la capacité d’accueil est légèrement supérieure au nombre de participants, ainsi, vous aurez suffisamment d’espace pour mettre à l’aise les invités sans pour autant disperser l’assistance ni créer cette sensation désagréable que peuvent inspirer les places vides.
La confidentialité
La conférence que votre entreprise organise peut avoir pour finalité de prendre des décisions importantes qui impactent son avenir sur le long terme. Elle peut aussi être organisée pour consulter des partenaires ou des actionnaires. Dans ce cas, la confidentialité doit être au cœur de vos préoccupations.
La salle de conférence à Paris doit alors avoir une configuration qui permet de filtrer strictement les entrées et les sorties. Pour ce faire, elle doit être dotée de portiques électroniques qui contrôlent l’accès de chaque invité avec une puce électronique par exemple.
Au-delà des accès, c’est la confidentialité des échanges qui doit être protégée lors de votre conférence. La salle doit donc être parfaitement bien insonorisée et ne doit pas offrir à des passants ou à des curieux des points de vue sur les visuels ou sur l’écran de projection si vous en utilisez un.
Vous pouvez organiser votre conférence ou séminaire à Paris en toute confidentialité au sein d’une des salles proposées sur le site parisladefense-arena.com. Elles remplissent tous les critères de sécurité et de confidentialité pour que votre rencontre professionnelle se déroule dans les meilleures conditions.
L’accessibilité
Pour que votre conférence, séminaire ou convention à Paris soit une réussite, il faut aussi penser à l'accessibilité du lieu que vous choisissez pour abriter l’événement.
Lorsqu’on parle d’accessibilité, on pense d’abord aux transports. La salle de conférence doit être située de préférence dans un centre urbain et bien desservie par les transports. À Paris, un des endroits les mieux desservis par les transports et où il est facile d’organiser de tels événements reste le quartier d’affaires de la Défense. Celui-ci est accessible via le RER, le métro, mais aussi par bus et par route. Vos invités n’auront donc aucun mal à trouver leur chemin.
Le second volet de l’accessibilité consiste les facilités mises en place pour les personnes à mobilité réduite ou PMR. Rampes d’accès, ascenseurs suffisamment larges, places de parking adaptées aux utilisateurs de fauteuils roulants sont autant de critères que le lieu de conférence doit impérativement remplir.
Le standing et le budget
Le budget est un des principaux facteurs limitants lors du choix d’un lieu de conférence ou de séminaire à Paris. Tout dépend donc du standing que vous désirez pour l’événement qu’organise votre entreprise et des capacités financières de cette dernière. Il est ainsi possible d'opter pour des salles de haut standing avec des équipements complets et perfectionnés, des installations confortables et une ambiance chaleureuse et luxueuse. Ces salles coûtent toutefois bien plus cher que les autres.
Vous pouvez, si nécessaire, vous rabattre sur un standing intermédiaire pour limiter le coût tout en abritant votre conférence dans un lieu suffisamment convenable. Dans tous les cas, les leviers les plus efficaces pour réduire le coût de vos conventions à Paris restent la juste estimation du nombre de participants et le renoncement aux frais secondaires qui peuvent être exorbitants comme la restauration ou la distribution de goodies. Il n’est toutefois pas forcément question de renoncer à ces dépenses, mais simplement de les réduire pour les amener à un niveau acceptable.
Pour résumer, le choix d’une salle pour organiser un séminaire professionnel est d’une importance capitale pour la réussite de l’événement. Il doit être guidé par quatre critères objectifs : le budget disponible, l’accessibilité, la confidentialité souhaitée et la capacité d’accueil.